Persondatapolitik

AMU SYDs persondatapolitik

Det er AMU SYDs politik at give alle samarbejdspartnere (kursister, elever og virksomheder) en god og ordentlig behandling. Derfor vil vi passe godt på de personoplysninger, du videregiver til os – og behandle dem i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Der er personoplysninger, vi er nødt til at have, hvis du er elev/kursist på AMU SYD ellers kan vi ikke administrere forløbet. Det kan være dit navn, adresse, kontaktinfo, personnummer, din adgangsgivende eksamen, dine karakterer undervejs, dine eventuelle sygemeldinger og så videre. Personoplysninger af denne art har vi hjemmel til at indsamle og behandle.

Der er også personoplysninger, som ligger ud over de ovennævnte, men som er vigtige for os at indsamle og behandle, for at sikre en god kvalitet i undervisningen og via markedsføring opretholde et godt eksistensgrundlag for AMU SYD. I disse tilfælde må vi kun behandle personoplysninger, hvis du udtrykkeligt giver os et samtykke.

Helt grundlæggende gælder det, at AMU SYD kun må indsamle og behandle personoplysninger, vi har brug for; vi må kun bruge dem til præcis dét formål – og vi må kun gemme dem, så længe der er brug for det.

Vi opbevarer dine oplysninger sikkert og fortroligt. Vi beskytter dem mod, at de utilsigtet bliver tilintetgjort, går tabt eller forringes og mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven.

Herunder kan du læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger, hvilke rettigheder du har til indsigt, indsigelse og sletning – og hvordan du giver samtykke og evt. trækker det tilbage igen.

 

Kontakt

Du kan altid kontakte AMU SYD på info@amusyd.dk

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis en anden skole eller din arbejdsgiver, har udleveret til os i forbindelse med din optagelse på uddannelse, eller kursus.

Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores forpligtelser overfor dig i forbindelse med din uddannelse eller kursus. Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne tilbyde dig en uddannelse.

Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefon
  • E-mail
  • Personnummer

 

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du disse rettigheder:

  • Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt)
  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger
  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet
  • Retten til at få dine personoplysninger slettet
  • Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering
  • Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder bedes du kontakte Kundeservice. Vi bestræber os på at kunne håndtere dine rettigheder indenfor en tidsramme på en måned.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, eller påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme. I disse situationer vil vi sikre en sletning så hurtigt som muligt.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet her

Behandling af personoplysninger, der følger af hjemmel

Som elev/kursist på AMU SYD og som samarbejdspartner skal du være klar over, at vi behandler dine personoplysninger. Det gør vi for at gøre det muligt for dig at være indskrevet som elev/kursist. Vi behandler også persondata for at kunne samarbejde med øvrige samarbejdspartnere. Det betyder, at du ikke behøver at give tilladelse (= samtykke) til, at AMU SYD behandler sådanne oplysninger.

AMU SYD har som uddannelsesinstitution lov til (= hjemmel til) at behandle oplysninger om dig som studerende, når behandlingen sker for at overholde en retlig forpligtelse, der påhviler AMU SYD, samt når behandlingen henhører under offentlig myndighedsudøvelse, der er pålagt AMU SYD. Det gælder f.eks., når vi behandler din tilmelding, dine kontaktoplysninger på en erhvervsuddannelse og eventuelle klager.

 

Behandling af personoplysning, hvor der skal gives samtykke

I visse situationer har AMU SYD ikke hjemmel til behandling af dine personoplysninger. I sådanne situationer vil vi altid bede dig om tilladelse til at behandle dine oplysninger. Det kan fx være, hvis vi tager portrætfotos af dig (gælder også holdfotos), som vi gerne vil offentliggøre. Til markedsføringsmæssige formål, brochurer eller på hjemmesiden m.v., kan der blive anvendt situationsbilleder fra undervisningen og studiemiljøet. Hvis vi beder sig om samtykke til behandling af dine personoplysninger, har du muligheder for at sige nej. Hvis du giver samtykke, har du også mulighed for efterfølgende at trække det tilbage.

 

Sådan giver du samtykke

Dit samtykke skal være en klar bekræftelse, der indebærer en frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse fra dig, hvor du accepterer, at AMU SYD må behandle disse personoplysninger.

Du skal give samtykke til hvert enkelt formål, vi ønsker at behandle dine personoplysninger efter, men AMU SYD arbejder for, at det så vidt muligt sker på én gang.

Det er AMU SYDs politik, at alle samtykker, skal være skriftlige, ved at udfylde en blanket. Det giver dig den største grad af sikkerhed, og det gør det lettere at administrere for os. AMU SYD arbejder for, at alle samtykker gives skriftligt ved at udfylde en blanket.

 

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage

Vær opmærksom på, at du ikke kan trække samtykket tilbage med tilbagevirkende kraft. Den databehandling, vi har foretaget med dit samtykke, kan ikke annulleres.

 

Til tidligere medarbejdere

Når du holder op med at være ansat på AMU SYD, så kan der være situationer, hvor AMU SYD i en periode fortsat behandler dine personoplysninger.

Det kan fx være informationer, der skal videregives til SKAT og Feriekonto, HR-relevante informationer, personoplysninger i andre systemer og dokumenter, der har været gældende i forbindelse med din ansættelse (procesbeskrivelser, eller i referater mv.) - samt historier og nyheder på intranettet og hjemmesiden, som du optræder i.

Retten til indsigt

Du har ret til, med rimelige mellemrum”, at få indsigt i, hvilke personoplysninger, vi har om dig, og hvordan vi behandler dem.

Hvis du beder om indsigt, har du ret til at få adgang til de personoplysninger, vi har registreret om dig, og du har ret til at få følgende oplysninger:

  • Hvordan vi behandler dem
  • Formålene med databehandlingen
  • Hvilke kategorier af personoplysninger, der er tale om
  • Hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til
  • Hvor vi har personoplysningerne fra, hvis vi ikke har fået dem af dig
  • Hvor længe, vi vil opbevare dem – eller hvis det ikke er muligt at sige præcist, så information om de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum
  • Information om retten til berigtigelse
  • Information om retten til sletning
  • Retten til at klage til Datatilsynet

 

Sådan får du indsigt

Du anmoder om indsigt ved at sende en sende mail til Info@amusyd.dk eller ringe til sekretariatet: 73 33 65 65 - hvor du beder om at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi har om dig.

Vi skal bruge dit navn og dit CPR-nummer for at kunne finde de korrekte personoplysninger frem.

Retten til at blive glemt (få slettet)

Du har ret til at få slettet personoplysninger, hvis de ikke længere er nødvendige for at opfylde formålet med at opbevare dem, hvis du har trukket dit samtykke tilbage, eller hvis de ikke behandles i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning.

AMU SYD har pligt til at slette disse personoplysninger ”uden unødig forsinkelse”. Det er AMU SYDs politik, at behandlingen af din anmodning og sletning af oplysninger skal ske inden for en måned fra modtagelsen af din anmodning.

Vær opmærksom på, at en lang række oplysninger ikke kan slettes, da AMU SYD via andre love og bekendtgørelser, er forpligtet til at gemme data om kursister, studerende og medarbejdere.

 

Sådan gør du

Du anmoder om at få slettet personoplysninger ved at sende mail til info@amusyd.dk eller ringe til sekretariatet: 25 24 06 62 med en anmodning, hvor du beder om at få slettet de personoplysninger, du angiver.

Vi skal bruge dit navn og dit CPR-nummer for at kunne finde de korrekte personoplysninger frem.

Retten til berigtigelse

Personoplysninger skal være korrekte og AMU SYD skal tage ethvert rimeligt skridt for at sikre, at personoplysninger, der ikke er korrekte i forhold til de formål, hvortil de behandles, berigtiges. Hvis du bliver opmærksom på, at der er fejl i personoplysninger, som AMU SYD har registreret om dig, har du ret til at få fejlen rettet så hurtigt som muligt. Du har også ret til at få fuldstændiggjort oplysninger, hvis du bliver opmærksom på, at AMU SYD har registreret ufuldstændige oplysninger om dig. Kontakt AMU SYD og gør opmærksom på fejl eller på hvad, der er ufuldstændigt.

AMU SYD har pligt til at besvare din anmodning om indsigt senest en måned efter, din anmodning er modtaget.

Hvis dine oplysninger er videregivet til andre instanser, orienterer AMU SYD disse instanser om ændringerne i dine oplysninger, sådan at dine oplysninger også kan blive rettet der. Du har ret til at få oplyst hvilke andre instanser, der måtte have modtaget dine oplysninger. Kontakt AMU SYD herom.

Retten til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger på baggrund af din særlige situation, når behandlingen af oplysningerne sker med hjemmel i ganske særlige situationer. Der er tale om situationer, hvor behandlingen sker som led i offentlig myndighedsudøvelse, som AMU SYD er blevet pålagt.

Vær opmærksom på, at det betyder, at du ikke kan gøre indsigelse mod al behandling af dine personoplysninger, men mod bestemte typer af behandling. Du kan eksempelvis ikke gøre indsigelse mod, at vi behandler oplysninger om din indskrivning/tilmelding, når du er elev/kursist på AMU SYD.

Når du har gjort indsigelse mod behandlingen, og hvis AMU SYD konstaterer, at den pågældende behandling er omfattet af din ret til indsigelse, må AMU SYD som udgangspunkt ikke længere behandle personoplysningerne, med mindre der er ganske særlige og tungtvejende grunde hertil, herunder hensynet til eventuelle retskrav. Hvis AMU SYD finder, at der er ganske særlige og tungtvejende grunde, der taler for, at behandlingen af dine personoplysninger fortsætter på trods af din indsigelse, skal AMU SYD påvise dette.

Hvis der er tale om direkte markedsføring fra AMU SYD, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til dette formål. Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, vil vi derfor straks ophøre med behandle dine personoplysninger til dette formål.

Hvis du mener, at AMU SYD behandler personoplysninger om dig på en måde, der er i strid med gældende lovgivning, kan du naturligvis altid kræve, at denne behandling ophører. Kontakt AMU SYD herom. AMU SYD har pligt til at træffe afgørelse i sagen senest en måned efter, at din anmodning er modtaget. Du vil modtage en afgørelse i sagen, og hvis du ikke får efterkommet dit ønske, vil du modtage en vejledning om, hvordan du kan klage over afgørelsen.

Retten til begrænsning af behandling

Du har ret til at anmode om begrænsning af behandling i følgende tilfælde:

  • Hvis du mener, at dine personoplysninger ikke er korrekte, så skal behandlingen begrænses, indtil den dataansvarlige har haft mulighed for at fastslå, om de er korrekte eller ej.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er ulovlig, kan du anmode om, at dine personoplysninger anvendes i begrænset omfang i stedet for at de slettes.
  • Hvis den dataansvarlige ikke længere har brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, så kan du bede om begrænset behandling.
  • Hvis du har gjort indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, så kan du anmode om begrænset behandling i den periode, hvor det undersøges, om dine legitime interesser går forud for den dataansvarliges.

AMU SYD har pligt til at træffe afgørelse i sagen senest en måned efter, at din anmodning er modtaget. Hvis din anmodning imødekommes, vil du blive underrettet, inden begrænsningen evt. ophæves igen.

Retten til ikke at blive genstand for profilering

Ved profilering forstås enhver form for automatisk behandling af personoplysninger. Behandlingen har til formål at evaluere bestemte personlige forhold vedrørende en fysisk person. Det gøres for at analysere eller forudsige forhold vedrørende den fysiske persons bevægelser, pålidelighed, økonomiske situation eller helbred.

AMU SYD anvender ikke sådanne typer af automatiske behandlinger.

Oplysninger, som vi videregiver

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for AMU SYD, bortset fra følgende situationer:

  • Med dit samtykke
  • Vi videregiver kun personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for AMU SYD, hvis vi har dit samtykke.
  • Til ekstern databehandling
  • Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser, som er aftalt i vores databehandleraftaler.
  • Af juridiske årsager
  • Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for AMU-SYD hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:
    • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
    • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om vores uddannelser.

Informationssikkerhed

Vi arbejder løbende på at beskytte AMU SYD og vores elever og kursister mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på skolen:

  • Antivirus på egne it-systemer, der behandler personoplysninger
  • Backup af egne it-systemer, der behandler personoplysninger
  • Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne
  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt
  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på skolens vegne
  • Tavshedserklæringer for personale, der har behov for at behandle personoplysninger
  • Vejledning og træning i sikker behandling af personoplysninger for personale med adgang til informationssystemer
  • Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen på AMU SYD.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi sikrer regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Hvis vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.

Ændringer

Vores persondatapolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne persondatapolitik uden dit udtrykkelige samtykke.