AMU SYDs persondatapolitik

GDPR
AMU SYD passer på dine personlige oplysninger

Det er AMU SYDs politik at give alle ansatte, lærlinge, kursist, samarbejdspartnere og virksomheder en god og ordentlig behandling. Derfor passer vi grundigt på de personoplysninger, du og virksomheder videregiver til os. Vi behandler dem i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Helt grundlæggende må AMU SYD kun indsamle og behandle de personoplysninger, som vi har brug for, vi må kun bruge dem til præcis dét formål - og vi må kun gemme dem, så længe der er brug for det. Enhver behandling af personoplysninger skal behandles lovlig og rimelig.

AMU SYD må og skal behandle en række personoplysninger, fordi lovgivningen kræver det, og fordi de er en forudsætning for at være ansat, tage kurser- og uddannelser på AMU SYD.

AMU SYD har som uddannelsesinstitution lov til at overholde den retslige forpligtelse, for at udføre en opgave i samfundets interesse. Det gælder fx når vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din ansættelse, tilmelding til uddannelse og kurser på AMU SYD.

I andre tilfælde kan vi kun behandle personoplysninger med dit samtykke. Det kan fx være hvis vi tager portræt- og holdfotos af dig, som vi gerne vil offentliggøre. Til markedsføringsmæssige formål så som, brochurer, sociale medier eller på AMU SYDs hjemmeside, kan der blive anvendt situationsbilleder fra undervisningen og studiemiljøet.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Vær opmærksom på, at du ikke kan trække samtykket tilbage med tilbagevirkende kraft. Den databehandling, vi har foretaget med dit samtykke, kan ikke annulleres.

Bemærk at vi i nogle tilfælde tager situationsbilleder i forbindelse med arrangementer. Ofte vil vi gøre opmærksom på dette ved opslag eller lignende. De situationsbilleder kræver ikke dit samtykke.

Vi opbevarer dine oplysninger sikkert og fortroligt. Vi beskytter dem mod, at de utilsigtet bliver tilintetgjort, går tabt eller forringes og mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven.

Herunder kan du læse mere om, hvordan vi generelt behandler personoplysninger, som ansat, lærling og kursist og hvilke rettigheder du fx har til samtykke, at blive slettet, til indsigt, til berigtigelse, begrænsning af behandling og ret til indsigelse.

Kontaktoplysninger

Ved henvendelse omkring dine personoplysninger kan du kontakte AMU SYD på info@amusyd.dk eller ved personlig henvendelse.

Hvis du ønsker at få indsigt i hvilke personoplysninger AMU SYD ligger inde med eller du ønsker at få personoplysninger slettet, skal vi bruge dit navn og dit CPR-nummer, og om du er lærling, kursist eller tidligere medarbejdere, for at kunne finde de korrekte personoplysninger frem.

Herefter vil vi skrive til din e-boks for at få en bekræftelse på din identitet og dit ønske, og så vil vi aftale nærmere.

Dataansvarlig

AMU SYD
C.F. Tietgens Vej 6
6000 Kolding

CVR-nr.: 10085292
T: 76 37 37 37
E-mail: info@amusyd.dk

Konstitueret direktør Carsten Nørgaard

Revideret 270922


Læs mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynes.dk


 

Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis en anden skole eller din arbejdsgiver, har udleveret til os i forbindelse med din optagelse på uddannelse eller kurser på AMU SYD.

Dine personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores forpligtelser over for dig i forbindelse med din uddannelse eller kurser. Uden de oplysninger vil vi ikke kunne tilbyde dig en uddannelse. Vi gør ofte brug af følgende personoplysninger; navn, adresse, telefonnummer, e-mail, CPR-nummer, dine eksamener og uddannelser, dine karakterer, studieaktivitet, undervejs, dine eventuelle sygemeldinger m.m. Personoplysninger af denne art har vi ret til at indsamle og behandle.

Du behøver ikke at give samtykke til registreringerne. Registreringerne er en forudsætning for, at du kan gå på AMU SYD, så uddannelsesinstitutionen kan registrere dig og dokumentere dine studieaktivitet som bestemt af loven. De registrerede oplysninger er til internt brug og udleveres kun som følge af lovkrav i forhold til revision, dokumentation af studieaktivitets, SU, uddannelsesgodtgørelse og ministeriets statistikker. Såfremt du endnu ikke er myndig, har vi desuden pligt til at sende en kopi af karaktermeddelelser og lignede informationer til din værge. Hvis du er umyndig, har vi derfor også registreret værgens navn, adresse, telefon, e-mail, CPR-nummer.

Under dit ophold på AMU SYD er det nødvendigt, at du har adgang til eksterne tjenester som UNI-login, online undervisningsmaterialer og lignende, som uddannelsesinstitutionen har tegnet abonnementer på. De pågældende tjenester skal derfor have mulighed for at bekræfte, at du er lærling eller kursist på uddannelsesinstitutionen. Det sker gennem en login-funktion, så når du bruger dit UNI-login til de forskellige tjenester, bekræfter uddannelsesinstitutionen, at du er lærling eller kursist hos os. Tjenesterne har ikke adgang til andre informationer. Uddannelsesinstitutionen har indgået databehandleraftaler med de pågældende tjenester, hvor de forpligter sig til at behandle oplysningerne fortroligt og slette alt ved tjenesternes ophør, og når du stopper på AMU SYD.

Vi behandler også en række oplysninger, som ligger ud over de ovennævnte, men som er vigtige for os at indsamle og behandle, fx for at sikre en god kvalitet i undervisningen og via markedsføring opretholde et godt eksistensgrundlag for uddannelsesinstitutionen. Det er fx billeder og e-mailadresser til nyhedsbreve. I disse tilfælde må vi kun registrere og behandle oplysningerne, hvis du udtrykkeligt giver os et samtykke via en samtykkeerklæring som du underskriver eller giver accept via en mail.

Når du stopper på AMU SYD, bliver de registrerede oplysninger slettet, når den lovbestemte arkiveringsperiode udløber. Det betyder også, at du selv skal sørge for at gemme online-undervisningsmaterialer, afleverede opgaver mv. fra uddannelsesinstitutionens systemer, hvis du fortsat ønsker at have adgang til det.

AMU SYD har som arbejdsgiver lov og pligt til at behandle oplysninger om medarbejdere. Det gør vi for, at du som ansat kan få løn for dit arbejde, og for at du kan få adgang til de rette systemer til at udføre dit arbejde. Det betyder, at du ikke behøver give samtykke til, at uddannelsesinstitutionen behandler sådanne oplysninger. Under din ansættelse på AMU SYD behandler uddannelsesinstitutionen oplysninger som fx navn, adresse, telefonnummer, e-mail, CPR-nummer, dokumentation af uddannelser og erhvervserfaring, ansøgning, CV, registrering af sygefravær, lægeerklæring, arbejdsskader, advarsler, informationer fra SKAT vedrørende personfradrag og trækprocent og lønforhold. Registreringerne er en forudsætning for ansættelse på AMU SYD således, at uddannelsesinstitutionen kan varetage den lovmæssigt bestemte registrering af medarbejdere og den lovmæssigt bestemte håndtering af løn og feriepenge. De registrerede oplysninger er til internt brug og udleveres kun som følge af lovekrav i forhold til udbetaling af løn, revision og ministeriets statistikker.

Såfremt en registrering af dit ansættelsesforhold på uddannelsesinstitutionen er nødvendig for adgang til eksterne tjenester som UNI-login, online undervisningsmaterialer og lignende, sker det kun gennem en indgåelse af en databehandleraftale med de pågældende tjenester, hvor de forpligter sig til at behandle oplysningerne fortroligt og slette alt ved ansættelens ophør eller tjenesternes ophør.

I visse situationer har uddannelsesinstitutionen ikke hjemmel til behandling af dine personoplysninger. I sådanne situationer vil vi altid bede dig om samtykke til at behandle dine oplysninger. Det kan fx være, hvis vi tager billeder af dig, eller du udtaler dig i artikler om uddannelser, som vi gerne vil offentliggøre på hjemmesiden, de sociale medier mv. Hvis vi beder dig om samtykke til behandling af dine personoplysninger, har du altid mulighed for at sige nej. Hvis du giver dit samtykke, har du også mulighed for efterfølgende at trække det til bage.

Uddannelsesinstitutionen har desuden registreret private mobilnumre, privat e-mail samt navn og mobilnumre på nærmeste pårørende. Sidstnævnte er formålet hurtigt kontakt, hvis der opstår en hændelse, hvor der bliver behov for at kontakte en nærmeste pårørende. Du har selv pligt til at gøre opmærksom på hvis der er ændringer i oplysningerne.

Når du fratræder din stilling ved AMU SYD, bliver de registrerede oplysninger slettet, når den lovbestemte opbevaringsperiode er udløbe. Hos AMU SYD er det 5 år efter ansættelsesophør.

I forbindelse med uddannelsesinstitutionens behandling af dine personoplysninger har du følgende rettigheder:
  • Ret til at give samtykke og ret til at tilbagekalde samtykket til enhver tid
  • Ret til at blive slettet eller ”retten til at blive glemt”
  • Ret til indsigt - i dine personoplysninger
  • Ret til berigtigelse – altså at få rettet urigtige/forkerte oplysninger om dig
  • Ret til begrænsning af behandling - hvis én af en række betingelser er opfyldt
  • Ret til indsigelse – hvis du har en ellers lovlig fx tungtvejende grunde imod behandlingen
Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, eller påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse.
Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme. I disse situationer vil vi sikre en sletning så hurtigt som muligt.
 

- og ret til at tilbagekalde samtykket til enhver tid

Dit samtykke skal være en klar bekræftelse, der indebærer en frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse fra dig, hvor du accepterer, at AMU SYD må behandle dine personoplysninger.

Du skal give samtykke til hvert enkelt formål, vi ønsker at behandle dine personoplysninger efter, men AMU SYD arbejder for, at det så vidt muligt sker på én gang.

Det er AMU SYDs politik, at alle samtykker, skal være skriftlige, enten ved at udfylde en blanket eller på mail. Det giver dig den største grad af sikkerhed, og det gør det lettere at administrere for os.

AMU SYD har pligt til at imødekomme, at du til enhver tid har ret til at trække dit samtykke tilbage.

- eller ”retten til at blive glemt”

Du har ret til at få slette dine personoplysninger. AMU SYD skal som udgangspunkt slette oplysninger om dig, hvis én af en række betingelser, der nævnes i databeskyttelsesforordningen, er opfyldt.

AMU SYD sletter personoplysninger, når der ikke længere er et legitimt formål med at opbevare dem, eller når den lovmæssige periode for opbevaringen udløber.

Når din ansættelse ophører på AMU SYD, så kan der være situationer, hvor AMU SYD i en periode fortsat behandler dine personoplysninger.

Det kan fx være informationer, der skal videregives til SKAT og FerieKonto, HR-relevante informationer, arbejdsskader, personoplysninger i andre systemer og dokumenter, der har været gældende i forbindelse med din ansættelse (procesbeskrivelser, eller i referater mv.) - samt historier og nyheder på intranettet og hjemmesiden, som du optræder i.

Data slettes når formålet ikke er der længere iht. gældende lovgivning.

- i dine personoplysninger

Du har ret til, med rimelige mellemrum”, at få indsigt i, hvilke personoplysninger, vi har om dig, og hvordan vi behandler dem.

Hvis du beder om indsigt, har du ret til at få adgang til de personoplysninger, vi har registreret om dig, og du har ret til at få følgende oplysninger:

  • Hvordan vi behandler dem

  • Formålene med databehandlingen

  • Hvilke kategorier af personoplysninger, der er tale om

  • Hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til

  • Hvor vi har personoplysningerne fra, hvis vi ikke har fået dem af dig

  • Hvor længe, vi vil opbevare

- altså at få rettet urigtige/forkerte oplysninger om dig

Personoplysninger skal være korrekte og AMU SYD skal tage ethvert rimeligt skridt for at sikre, at ukorrekte personoplysninger, bliver rettet.

Hvis du bliver opmærksom på, at der er fejl i personoplysninger, som AMU SYD har registreret om dig, har du ret til at få fejlen rettet så hurtigt som muligt. Du har selv pligt til at gøre AMU SYD opmærksom på fejlen. Du har også ret til at få fuldstændiggjort oplysninger, hvis du bliver opmærksom på, at AMU SYD har registreret ufuldstændige oplysninger om dig. Kontakt AMU SYD og gør opmærksom på fejl eller på hvad, der er ufuldstændigt.

Hvis dine oplysninger er videregivet til andre instanser, orienterer AMU SYD disse instanser om ændringerne i dine oplysninger, sådan at dine oplysninger også kan blive rettet der. Du har ret til at få oplyst hvilke andre instanser, der måtte have modtaget dine oplysninger. Kontakt AMU SYD herom.

Vær opmærksom på, at du har ret til at få rettet deciderede fejl eller supplere oplysninger, der er indtruffet efter, du fx dimitterede fra AMU SYD eller lignende.

- hvis én af en række betingelser er opfyldt

Du kan anmode om begrænsning af behandlingen af dine persondata. En begrænsning i behandlingen vil oftest indebære, at dine data gemmes, men de må ikke anvendes af AMU SYD – følgende tilfælde:

  • Hvis du mener, at dine personoplysninger ikke er korrekte, så skal behandlingen begrænses, indtil den dataansvarlige har haft mulighed for at fastslå, om de er korrekte eller ej.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er ulovlig, kan du anmode om, at dine personoplysninger anvendes i begrænset omfang i stedet for at de slettes.
  • Hvis den dataansvarlige ikke længere har brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, så kan du bede om begrænset behandling.
  • Hvis du har gjort indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, så kan du anmode om begrænset behandling i den periode, hvor det undersøges, om dine legitime interesser går forud for den dataansvarliges.

AMU SYD har pligt til at træffe afgørelse i sagen senest en måned efter, at din anmodning er modtaget. Hvis din anmodning imødekommes, vil du blive underrettet, inden begrænsningen evt. ophæves igen.

- du har altid ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger. Vær opmærksom på, at det betyder, at du ikke kan gøre indsigelse mod al behandling af dine personoplysninger, men mod bestemte typer af behandling. Du kan eksempelvis ikke gøre indsigelse mod, at vi behandler oplysninger om din ansættelse, indskrivning eller tilmelding, når du er lærling, kursist eller medarbejder på AMU SYD.

Når du har gjort indsigelse mod behandlingen, og hvis AMU SYD konstaterer, at den pågældende behandling er omfattet af din ret til indsigelse, må AMU SYD som udgangspunkt ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre der er ganske særlige og tungtvejende grunde hertil, herunder hensynet til eventuelle retskrav. Hvis AMU SYD finder, at der er ganske særlige og tungtvejende grunde, der taler for, at behandlingen af dine personoplysninger fortsætter på trods af din indsigelse, skal AMU SYD påvise dette.

Hvis der er tale om direkte markedsføring fra AMU SYD, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til dette formål. Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, vil vi derfor straks ophøre med behandle dine personoplysninger til dette formål.

Hvis du mener, at AMU SYD behandler personoplysninger om dig på en måde, der er i strid med gældende lovgivning, kan du naturligvis altid kræve, at denne behandling ophører. AMU SYD har pligt til at træffe afgørelse i sagen senest en måned efter, at din anmodning er modtaget. Du vil modtage en afgørelse i sagen, og hvis du ikke får efterkommet dit ønske, vil du modtage en vejledning om, hvordan du kan klage over afgørelsen.